Голяма част от държавните и частните компании залагат на софтуерни решения за автоматична обработка на документите, споделят от Смарт Софт. С тази практика се цели оптимизиране на оперативните разходи и скъсяване на времето за извличане, анализ и архивиране на информацията. Всяка една от тези стъпки е с ключово значение за бизнес просперитета и за гладкото протичане на един работен ден в счетоводството/деловодството.
Ръчните процеси далеч не са единственият начин да се постигнат отлични резултати от гледна точка достоверността на информацията, а след това и нейното сигурно сортиране и архивиране във фирмения архив. Технологични решения като тези на Смарт Софт променят напълно стила на работа в една организация, давайки възможност да се обърне внимание на други аспекти от бизнеса чрез освобождаването на ресурси като пари и време.
Как можем да улесним обработката на документи с помощта на софтуера на Смарт Софт
Само до скоро бяхме свикнали да обработваме купчините с документи ръчно и без да разчитаме на модерните технологии, както много от фирмите правят днес. Благодарение на тях изпълнението на елементарни на пръв поглед задачи като сканиране е много по-лесно и приятно, както е и нерискован процес от гледна точка на вероятността за допускане на грешки.
Само се замислете от каква огромна полза би била автоматичната обработка на документи за служителите в големите компании, които са натоварени с безброй задачи за изпълнение. Наместо да губят време в рутинни занимания като сканиране на фактури и други документи, те могат да насочат фокуса си към по-съществени задачи като създаване на план за развитие, обслужване на клиенти или други точки от бизнеса с критичен характер.
Когато са налице софтуерни решения като тези на Смарт Софт, определяни от потребителите като „повратна точка“ по време на счетоводната работа, обработката на документи се случва много по-бързо и ефективно, а и не са необходими много хора, които да се занимават с дейности, които могат да се осъществят и с помощта на технология. Това от друга страна е икономически изгодно за фирмите, тъй като те имат шанс да си спестят разходи, свързани с плащането на заплати.
Големите компании получават и обработват огромен набор от документи на дневна база. Тук те имат два варианта: да наемат хора, които да се занимаят с всяка една стъпка от процеса по обработка, или да внедрят софтуер, с който етапите да бъдат обект на автоматизация. От Смарт Софт предлагат отлични решения за целта, които се определят като изгодна инвестиция с висока възвръщаемост.
От кои продукти можем да се възползваме?
Софтуерът на Смарт Софт е уникален със своите разнообразни възможности от гледна точка обработката на документи. С помощта на технологията могат да се автоматизират голяма част от стъпките, свързани с тяхното приемане, анализиране и експортиране. Възможностите на интелигентните решения, които компанията предлага, са следните:
- автоматично сканиране и архивиране – може би си мислите, че изпълнението на тези задачи не изискват много време и усилия, но действителност се оказва съвсем друго. Понякога, всъщност много често по време на динамична работа, служителите допускат тривиални грешки при подобен тип обработка на документ. Това може да се дължи на бързане или на недоглеждане, но и в двата случая води до негативни последствия за компанията. Със софтуера на Смарт Софт подобни ситуации няма да са чести;
- интелигентно разпознаване на символи и конвертиране на сканирани документи – тези два етапа са от есенциално значение за всяка компания. Когато информацията в даден документ (фактура, формуляр, договор или товарителница) бива интелигентно разпозната и анализирана, това ще помогне за нейната качествена и безгрешна обработка. Дори и в системата да постъпи документи тип изображение, той може да бъде обработен с помощта на технологията за оптично разпознаване на символи. Тя дава възможност и за неговото преобразуване в ПДФ вариант;
- класифициране на база предварително зададени критерии – ако ви е омръзнало да търсите даден документ по шкафовете или из купчините с папки, с технологията на Смарт Софт това няма да е повече необходимо. Тя позволява сигурното съхранение на фирмената информация във виртуални пространства, така че нейното търсене и намиране да се случва за броени секунди. Нивото на защита е също много високо в случая.
Това е само една малка част от възможностите на софтуера на Смарт Софт, който с времето се е превърнал в задължително условие за бизнес успехи и висока конкурентност. С него се работи много лесно, но най-хубавото е, че не е нужно служителите на организацията да преминават през обучение, за да могат да го използват.
Вижте техните услуги (страници на английски)
